现代会议空间正在经历从"设备堆砌"到"场景适配"的转变。某会展型酒店配置的模块化隔音墙系统，可在2小时内将800平大厅分割为4个独立会议室，且每间都配备4K全向麦克风阵列。这种灵活性的实现依赖建筑预埋件的精准定位，误差需控制在3毫米内。
视频会议系统的兼容性问题突出。调查显示61%的商务客人会携带不同品牌设备，酒店需要准备HDMI、Type-C、无线投屏等至少5种连接方案。某酒店因未配备特定型号转接头，导致重要签约仪式延误，最终赔偿20%房费。
智能记录系统引发隐私争议。具有语音转写功能的会议系统需明确告知数据存储期限，最好采用本地服务器而非云存储。部分外资企业明确要求会议结束后立即物理销毁存储芯片。